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生産性・仕事術

【保存版】報連相の方法は?報告・連絡・相談の型とコツを紹介【すぐ使える】

報連相のコツと型
お悩み部下

上司に報告するたび、質問責めにあってしまったりしてうまくいかないな。

報告するとき、気づいたら長くなり限られた時間を超えてしまったな。

・部下がうまく報連相できない原因を具体的にアドバイスしたいんだけど、難しいな。

・部下や関係者にもっと自立的に行動してもらいたいのに、うまくいかない。どうしたらいいのだろうか。

お悩み社員

そんな悩みに応えます。

この記事の内容

・部下も上司も気を付けるべき報告・連絡・相談のポイントがわかる

・具体的な型がわかる(5W2H、

・報連相を通じて信頼を獲得するための思考がわかる

この記事を書いているわたしは、最近部下を多く持つようになった身であり、部下の立場、上司の立場両面から解説できるかと思います。

報連相を効率的に実践することで、職場のメンバーの信頼を勝ち取り、生産性を高めましょう。

報連相とは?

報連相とは、報告・連絡・相談の3つからなる仕事の進め方そのものです。

高い成果を上げる人は、「質の高い専門性」と「質の高い仕事の進め方」ができている人のことです。

報告、連絡、相談、型やコツをそれぞれ解説していきます。

報告の型とコツ

報告の際には、主に4つの型やコツがあります。

5W2H

ビジネス上では一般的な5W1Hに加えて、「how much」を加えた5W2Hと言われることがあります。

  • What, 何を
  • where, どこで
  • when, いつ
  • who, だれが
  • how, どうやって
  • how much いくら

議題に応じて、これらの6つのポイントを抜けないように話しましょう。

3つのステップで報告する

「はじめ(出だし)」「本論」「まとめ」の3パートを意識して報告していきましょう。

また、たくさん話をしたいことがあっても3つのポイントに絞って説明しましょう。

聞き手側が全体をつかめるように、また簡潔に伝えることが大切です。

  • はじめ

〇〇について報告したいのですが、よろしいでしょうか。

報告は3点です。〇〇と〇〇、〇〇です。

  • 本論

1点目は、・・・です。

2点目は、・・・です。

ここでは「Conclusion comes first」とよく言われるように、結論、経過の順番で話すことを心がけましょう。

  • まとめ

ここまで、〇〇と△△、▢▢の3点について報告しました。コメントを反映して進めます。

次へ向けた提案をする

事実や結果だけでなく、原因や対策、影響についても上司へ提案していくことが望まれます。

次の行動へ移すための判断や行動指針を提案していくと、上司からの評価が高いです。

例として、「事実、原因、対策、効果・影響」という型を意識して説明してみるのはいかがですか。

抜け・モレなくまとめることができますよ。

あるいはPREP法「Point(結論)、Reason(理由)、Example(例)、Point(結論)」で型を使って簡潔に説明してみましょう。

その他のコツ(上司向け)

部下からの報告が悪い時は、自分にもその原因があると考えましょう。

報告してほしい内容や頻度を伝えていない、相談しづらい雰囲気を自分が作っている場合もあります。

職場における報告のやり方を改善していくためには自己の客観視(メタ認識)が必要となります。

また、報告によって、上司の考えを知る機会に使うと良いです。

連絡のコツ

連絡の主目的は、「情報の共有化」です。

伝わったかを確認する

重要な情報は、正確にかつ確実に文書として情報の共有化を図りましょう。

また伝わったかどうかは受け手が決めることです。

なのでメールだけで済ませるのではなく、大切な要件であれば電話やSNSなどの反応が得やすい手段で伝わったかを確認しましょう。

上司を補佐する

上司ひとりで集める情報には限界があるので、情報を提供することが大きな助けとなります。

  • 情報提供
  • 意見具申
  • 上司の代行

連絡の範囲を判断する

重要性、緊急性、連絡先の範囲(他部門、他社)などの俯瞰的に判断していきましょう。

情報公開がなされていないと皆が動けませんので、大切な打ち合わせの結果や出張や研修で得た情報は発信していきましょう。

悪い情報ほど、すぐ連絡する

基本中の基本ですが、担当、管理者、経営層など各段階において容易なことではありません。

一歩遅れるだけで事態が悪化する場合もありえます。

対処していくにあたって関連する部署への連絡は抜けなくモレなくおこないましょう。

情報の取捨選択(上司向け)

連絡として受け取る情報は、やり取りされて、すでに取捨選択されていることを念頭に置きましょう。

取り上げられなかった情報にも重要な情報がある可能性、に気を配ることです。

「他にどんなことが考えられる?」「詳細な内容も教えてもらえる?」など気になる点を確認しましょう。

情報によるマネジメントをおこなう(上司向け)

上司から部下に対して、必要な情報を十分に伝えましょう。

重要な情報を共有化することでみんなが判断でき、主体的に動けるようになります。

そうすれば権限委譲も成功します。

大きい職場の場合、お互いの業務が見えにくくなることもありますので、会議や出張のスケジュールをメンバーで共有するだけでも大きな効果があるはずです。

互いに気づけなかった点をアドバイスしあったり、成果を認め合ったり、とプラスに作用します。

相談のコツ

相談については、質の高い仕事を進める上でのポイントを示していきます。

基本的には報告と同じで、必要なタイミングと頻度を押さえて相談の場を設定していきます。

相談の中で「お願い」や「問題解決」をしていく

「どうしましょうか」という相談は初級です。

自分の考えで「こうしましょうか」と答えを出していくことで価値を提供し報酬を得ている、という意識を持ちたいですね。

ただしまったくわからないからといって情報を止めてしまってはいけませんので、その場合にはまず状況報告だけをおこないましょう。

報連相のレベルに応じて支援する

報連相が悪い原因の半分は自己にあり、半分は相手にあります。

報連相のレベルに応じて相手に対して「寛容」に応対しましょう。

報連相の段階は以下の通りです。

  1. 段階1(依存);どうしましょうか、という相談
  2. 段階2(支援) ;こうしたいと思いますが、という相談
  3. 段階3(互恵);自立したメンバー同士の相乗効果を狙う
  4. 段階4(支援);見返りを求めず他社を助けわ他社からの相談に応える

傾聴する(上司向け)

誠実に、真剣に、相手の心を聴くことです。

  • 共感的理解(評価的・批判的にならない)
  • 受容(受容的・許容的なきき方)
  • 誠実

の3つを心がけていくことです。

具体的には、質問しながら、相づちしながら、メモを取りながら聴く、否定的にならずに聴く、などです。

歩み寄りの精神「アサーション」

自他を尊重しながら、自分の意思を正直に率直に表現し、柔軟な対応で歩み寄りもできる思考が重要です。

アサーションという自他尊重の精神を以下の表を参考に心がけておくと、ビジネスにおける信頼獲得につながります。

非主張的攻撃的アサーティブ
引っ込み思案強がり正直
卑屈尊大率直
消極的無頓着積極的
自己否定的他社否定的自他尊重
依存的操作的自発的
他人本位自分本位自他調和
相手任せ相手に指示自他協力
承認を期待優越を誇る自己選択で決める
服従的支配的歩み寄り
黙る一方的に主張する柔軟に対応する
弁解がましい責任転嫁自分の責任で行動
「わたしはOKではない、あなたはOK」「わたしはOK、あなたはOKではない」「私もOK、あなたもOK」

まとめ

今回は「【保存版】報連相の方法は?報告・連絡・相談の型とコツを紹介【すぐ使える】」としてまとめてきました。

「報告」「連絡」「相談」それぞれにおいて、上司・部下ともにポイントがありますね。

上司は部下がどう困っているのか引き出すこと、部下は上司をアシストするにはどの情報を出すべきか、お互いの理解を深めていくことが重要です。

適切な報連相を訓練し、効率的な仕事術を身に付けていきましょう。

報連相に関する資料集はこちらからどうぞ。体系的に資料が整理されており、便利ですよ。

外部リンク一般社団法人日本報連相センター

  • この記事を書いた人

しば

30代前半、製造現場の最前線で管理者を務めています。 文献や実践から得られた学びをこのブログを通じてみなさんと共有していきたいと思います。

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