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生産性・仕事術

Microsoft Teamsとは?プロジェクトや定例会議などの共同作業が効率化!

Microsoft Teamsとは?共同作業を効率化するコツ
お悩み社員

・プロジェクトや定例会議などの効率的な運営をするにはどうしたらいいのだろうか?

・複数のメンバーとのやり取りを効率化するにはどうしたらいいのだろうか?

・最近出てきたMicrosoft Teamsってどんなサービスなんだろうか?職場のメンバーもよくわかっていないなあ

など職場の働き方につながるお悩みをお持ちの方も多いかと思います。

実際にわたしの会社でもTeamsというツールが利用可能になったものの、まったく活用できないままの状態で宝の持ち腐れとなっていました。

やはり最新のツールに適用していかなければ、いつまでも職場の生産性は上がっていかないし、欧米からさらに遅れをとるだけ。

そこでMicrosoft Teamsを活用できれば、現状のコミュニケーションプロセス改善につながるでしょう。

Teamsは以下の業務シーンで効果を発揮するものです。

Teamsが効果的なシーン

・グループ、組織運営

共有資料、週報(OneNote)、タスク管理(Planner)、飲み会の日程調整(Forms)、グループ内の会話 等

・プロジェクト管理

共有資料、タスク管理、議事録、社外との情報共有/会話、ファイルの共同編集/レビュー、メンバー内の会話 等

・職場の定例会議

共有資料、タスク管理(Planner)、議事録、会議前後の会話 等

もちろんTeamsだけでなく様々なツールを活用することで、情報共有のつなぎ役(ハブ)として活躍する優れものです。

生産部門に関わらず、関連する間接部門、技術・研究部門、などすべての関係者と共有したい内容です。

そのTeamsについて解説していきますので、ぜひ最後までお付き合いください。

Microsoft Teamsとは?

Microsoft Teamsは、複数のユーザーで共同作業をおこなうためのツールです。

円滑なコミュニケーションを実現するために主に以下の機能が備えられています。

  • メンバー間でのチャット
  • チーム内でのファイル共有

Skypeは1対1でのコミュニケーションに主眼が置かれているため、チームコミュニケーションに適しているのがこの「Teams」です。

Teamsのメリットは?

Teamsのメリットは以下の通りです。

  • チーム内でやりとりしたメッセージがわかりやすく可視化されるため、どのようなやりとりが行われているかを簡単に把握できる
  • ファイルを管理する仕組みがあり、メール添付等と比べて場所がわかりやすい
  • チャット機能が豊富。絵文字やスタンプも活用して感情を共有できる
  • 送信したメッセージをメンバー全員がみられるので、連絡漏れなどのトラブルが避けられる

Teamsを使うには?

Microsoft Teamsが使うには以下のプランでの契約が必要です。

  • Office 365 Business Essentials/Business Premium
  • Office 365 Enterprise E1/E2/E5

個人用のOffice soloにはついていない機能であり、チームでワークする人たちに導入を検討してほしいツールです。

また会社員の方でまだ使いこなしていない場合には、ぜひおすすめします。

Teamsを使うためのコツ4つ

Teamsを使う際の4つのコツを一つずつ紹介していきますね。

同じプロジェクトであっても作業内容が異なる場合には、ワークスペースを分ける

異なる作業を行っているチームが同じワークスペースでチャットしたりファイルを共有したりすると、チャットの会話が入り乱れたり、作業に必要なファイルを見つけにくくなったりします。

そのため、プロジェクトの作業内容や目的が異なるのであれば、別のワークスペースを作成しましょう。

目的が同じで作業内容が異なる場合には、作業内容や小チームごとに「チャネル」を作成しましょう。

ワークスペース・チャネルの例

1.〇〇推進プロジェクトA ★ワークスペース名

1-1.全般(体制、スケジュール等) ★チャネル名

1-2.技術開発チーム ★チャネル名

1-3.インフラ整備チーム ★チャネル名

1-4.広報チーム ★チャネル名

上記のように細かく分割していくことを試してみてください。

プロジェクトに必要なファイルをまとめて保存する

チームで作業を行う際に1つの場所にまとまって保存されていれば、ファイルの場所を誰かに聞いたりする手間を省けるでしょう。

Microsoft Teamsであれば、チャネルごとに共有ファイルを保存するスペースが用意されるため、必要なファイルを集約して作業効率を高めることができます。

チームでの作業に必要なファイルは、積極的にMicrosoft Teamsにアップロードしていくこととしましょう。

また、OnedriveやBoxなどのファイル共有ボックスにアップロード済みのファイルを投稿することも可能です。

年次ごとやプロジェクトごとに新しいファイルを作成していくものに関しては、Teams内での保存でよいですが、常時組織内で一つのファイルを最新版にアップデートしていく必要がある場合には、Teamsに置いておくとファイルの競合文書が発生してしまう恐れがあります。

よってわたしが考えるおすすめの管理方法は以下の通り。

ファイル管理のコツ

  • プロジェクトや作業の進捗に必要な文書、一時的に連絡事項として発信するもの:Teams内に保存
  • 組織体制表や図面、社内基準・標準など:OneDrive等のファイル共有ソフト内で原本を1か所で保存。リンクをTeamsに貼って更新を周知

とするのがよいのではないでしょうか。

Microsoft Plannerも活用してみる

プロジェクト管理を行う上で、それぞれの作業の進行状況を把握することは欠かせません。

Microsoftプランナーを使えば、どんなタスクがあるのかを一覧で表示することが可能になるほか、メンバーの負荷も簡単に把握できるようになります。

「タスク管理の全体像が見えづらい」と感じている場合には、ぜひMicrosoft Plannerを試してみましょう。

ほかのツールとのすみ分けを明確にする

職場のメンバーだけでなく、全社的に同じ考えでツールの使い方を統一させておくことが大切です。

コニカミノルタは以下の通り、全社的な考え方を揃えるワークショップを行ってツール活用方法を明確にしてきたようですね。

コニカミノルタの活用例

コニカミノルタの活用例(出典:Microsoft 公式ホームページ)

実際にこのような活動が、全社的な生産性改善につながると思います。

Office365アプリの使い道・すみ分けの例

Outlook:メール

  • 公式なやり取り
  • 依頼事項などをエビデンスとして残す

Skype:チャット・Web会議

  • 在籍状態の把握
  • チャットですばやく情報伝達
  • でビオ会議による画面共有

Sharepoint:ポータル・掲示板

  • 社内ポータル
  • 全社お知らせ
  • プロジェクト用の掲示板、ドキュメントライブラリ
  • 外部とのファイル共有

OneDrive:個人/共有ストレージ

  • 個人の作業ファイルや完成版のアーカイブ
  • PCデータバックアップ

Teams:グループチャット

  • 特定メンバーとのスピーディなコミュニケーション
  • 絵文字/スタンプ/いいね!で感情を共有
  • 他アプリ、ファイルを組み込んですべての作業の入り口にする

Yammer:社内SNS

  • トレンド/技術情報の投稿
  • イベント・催事の様子の共有
  • 会社の取り組みの告知

Plannner:チームタスク管理

  • チームでのタスク管理
  • メンバーの作業進捗の共有

To Do:個人タスク管理

  • 個人用のTo Doリスト

Forms:アンケート

  • イベントの日程調整
  • 簡易な調査と集計

Teamsを社内で積極的に活用しよう

今回は「Microsoft Teamsとは?プロジェクトや定例会議などの共同作業が効率化!」というタイトルでまとめてきました。

チャットを中心とした意思疎通の迅速化を図り、手間や時間を削減して本来やるべきことに注力できる環境を整えましょう。

また多人数でのファイル共有などの仕組みも活用し、チーム作業の効率化を図っていきましょう。

最後までお付き合いいただきありがとうございました。

  • この記事を書いた人

しば

30代前半、製造現場の最前線で管理者を務めています。 文献や実践から得られた学びをこのブログを通じてみなさんと共有していきたいと思います。

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