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生産性・仕事術

【コツ】伝え方・プレゼンで大切なこと【部下への指導方法付き】

伝え方・プレゼンで大切なこと
お悩み社員

・会議や報告の場など話し方に苦手意識を持っている。しかしどこに問題があるのか把握できていない

・部下の話し方やプレゼンがイマイチなのに具体的な指摘をうまくできないな。

そんな悩みをお持ちの方は多いと思います。

感情のまま自分の話するなど、自己流の伝え方を貫いていては周囲のメンバーはついてこないでしょう。

でも改善策は必ずあります。

「伝え方」はテクニックであり、自らを振り返って正す方法や後輩・部下を指導する際のポイントは十分情報が出回っています。

この記事では、伝え方・プレゼンで困っている方向けに

  • 伝え方・プレゼンの改善方法とコツ

をまとめました。

ちなみにわたしは管理者としての経験は浅く、

  • 人前で話すのは苦手な技術者です

ということで、わたしが自分が人前で話すとき、または部下に話しさせるときに使える情報を整理しました。

最後までお付き合いください。

あなたの話し方の問題点を振り返る

話し方で損している人も、改善方法は原因によってさまざまです。

まずはうまくいかず損している部分を振り返ってみましょう。

話を簡潔にまとめられない

特徴

・前置きが長く、結論までたどり着けない

・話の要点があいまいで、文脈が飛躍している

この特徴に対する改善の方法は以下の通りです。

  1. 頭を整理してから話す。話しながら整理するのはマナー違反。考えをまとめてから話しましょう。
  2. 結論から言う。「結果こうなりました。その理由は…」と冒頭に結論、そのあとに背景や理由を言う。
  3. 不安をことばにしない。不安の心理が働くと、話す量を増やしてごまかそうとしたりと早口になりしがち。

こんなタイプの人がいたらどうしたらよいでしょうか?

社員

いらだった顔を見せるとさらに不安にさせてしまいます。「話の途中でごめんね、つまり結論は…ということ?」とソフトに話しかけましょう。

理屈っぽくなってしまう

特徴

・具体的事例を言わず、抽象論だけで語る

・難解な専門用語やカタカナ語を多用する

この特徴に対する改善の方法は以下の通りです。

  1. 理論でねじ伏せようとしない。理屈っぽくなってしまう人の言葉は、正しいが、伝わらない。言葉でも態度でも、周囲への思いやりに欠けていることが最大の問題と言える。
  2. 難しいカタカナ語を避ける。「コンセンサス」を「合意」にするなど、耳で聞いてわかりやすい言葉を使う
  3. 相手に信頼を示す。普段から「褒める」コミュニケーションを意識することが大事。相手の印象も自然と良くなります。

こんなタイプの人がいたらどうしたらよいでしょうか?

社員

抽象的な話を現実の行動に落とし込む工夫を。「まず、手をつけることはなんでしょう?」「あなたならどうしますか?」などと問いかけましょう。

話し出すと止まらない

特徴

・同じ話を何度も繰り返す

・話題は自分のこと中心。グチや自慢話も多い

この特徴に対する改善の方法は以下の通りです。

  1. 長い話は嫌われる、と気づく。わかってほしいから話が長くなる。しかし長くなるほど嫌われると認識しましょう
  2. 自分の心の不満に気づく。心の奥底に眠る不満がないか。
  3. 本当に不満なときは相談を。信頼できる人に不満を話す。ただし話は簡潔に。

こんなタイプの人がいたらどうしたらよいでしょうか?

社員

話を聞いているというリアクションを相手にもわかるようにとってあげると、承認欲求が満たされるでしょう。質問も効果的です。

自己主張ができない

特徴

・話に入れない、自分の意見を言えない

・声が小さく、こもりがち

声を張れない、語尾がボソボソと小さくなるなど、自信のなさがにじみ出ていると、上司はいい仕事を回すはずが無い。上司自身がこのタイプなら、部下が付いてくるはずがないのです。

 

この特徴に対する改善の方法は以下の通りです。

  1. 相手にどう思われるかを考える
  2. 言い切るようにする。「思います」ではなく「です」と断言する。「たぶん」という口ぐせを止めることです。
  3. 自信に根拠はいらない、と気づく。結果として意見が受け入れられ、自信がつき、さらに主張できる、という好循環をイメージすること。

話し方が変わると受け手の印象が変わります。

こんなタイプの人がいたらどうしたらよいでしょうか?

社員

こまめに意見を求め、答えが返ってきたらポジティブな反応をすること。小さな成功体験を重ねてもらうことで自信がつきます。

すぐに緊張してしまう

特徴

・予想外の反応をされると、頭が真っ白になる

・アドリブが効かず、すぐ言葉に詰まる

緊張の裏には、自分を良く見せようとする心理が働いています。

この特徴に対する改善の方法は以下の通りです。

  1. 相手を観察する。自分のために「いいことを言おう」とするのではなく、相手を徹底的に観察していくこと。相手を楽しませる方法に集中すれば緊張くる余地は生じない。
  2. 場全体を見る。相手の顔だけでなく全体を見ることも有効。
  3. 緊張したら一歩前に出る

こんなタイプの人がいたらどうしたらよいでしょうか?

社員

笑顔、うなずき、あいづちなど好意的反応をすれば相手の緊張をほぐせますよ。

つい感情的になってしまう

特徴

・ちいさなきっかけでイラっとする

・すぐに怒ったり、不機嫌に黙り込んだりする

この特徴に対する改善の方法は以下の通りです。

  1. 「自分に原因がある」と気づく。自分を怒らせる相手に問題がある、と思うのではなく「イライラの原因は常に自分の中にある」ととらえることが大切です。
  2. 「ミスはチャンス」と考える。また自分の成長のチャンスとしてとらえる視点も有効。
  3. 上手に気分転換を

こんなタイプの人がいたらどうしたらよいでしょうか?

社員

「…を大事に思っているのですね」など相手の価値観に共感するひと言を。相手の気づきと理性の回復を促しましょう。

伝え方のテクニック10

伝え方はビジネススキルの基本であるため、数多くのテクニックが開発されています。

代表的な10例を紹介しますが、多用しすぎると逆効果となることもありうるので注意です。

自由なメモ(黄色)

伝え方のテクニック10

  • ミラーリングで距離を縮める
  • オウム返しで盛り上げる
  • 理由を添え、納得してもらう
  • 質問を使い分けると雑談が続く
  • 単純接触効果で苦手な人を克服
  • 前のめりになると興味を示せる
  • イエス・バット法で滑らかに反論する
  • フットインザドアで要求を通す
  • 視線を逸らすと会話を操れる
  • 何も見せないと会話に集中してくれる

プレゼンのコツ

プレゼン・報告などに関しては、著名人の考え方や話し方の「型」を取り入れることが大切です。

高田 明氏の伝え方

通販業界のレジェンド・ジャパネットたかた創業者の高田明さんが大切にする世阿弥の教えを紹介します。

  • 序破急

能は「序破急」という形式で構築されており、その話の組み立て方を参考にすることが大切。

序は「導入」、破は「展開」、急は「結論」に相当します。

最初の30秒などの導入部分でいかにわかりやすく、面白く話すのが大事です。

  • 一調・二機・三声

能役者が発声するとき、心と身体の中で音程を整え(一調)、タイミングを計り(二機)、目を閉じて息をためてから声を出す(三声)とよい、という意味。

情熱的に伝えつつも、相手の状況を見ながら「間」を作ることが大切です。

「間」は相手が考える時間ともなります。

  • 我身・離見・離見の見

世阿弥は、能を演じるにあたり三つの視点が大切と説く。

役者自身の視点である「我見」、観衆が舞台を見る「離見」、そして役者が観衆の立場になって自分を見る「離見の見」である。

自分の熱意を伝えることは大切だが、話す相手のことをよく考え、感じることが大切です。

プレゼンのテクニック:話の内容の整理の仕方

問題解決や新規案件の提案など、必ず思考の型を使ったほうが効率が上がります。

その例をいくつか示しておきます。

ロジックツリー、3C分析、4P分析などが一例です。

  • ロジックツリー:ツリー型の階層構造によって上位概念を下位概念に分解していくフレームワーク
  • 3C:「自社(Company)」「顧客(Customer) 」「競合他社(Competitor)」の三つの観点で整理
  • 4P:「製品(Product)」「価格(Price)」「流通(Place)」「プロモーション(Promotion)」のマーケティング施策に関しての4つで整理

作る資料のレベルを決める(DIKWモデル)

DIKW理論とは、伝える相手が管理職か事業部長なのかによって、求められる資料のレベルは変わる、という考え方です。

米国のアコフ(Ackoff,1989年)という学者が提唱したフレームワーク。

DIKWモデル

「データ=何がどうなのか?」

「インフォメーション=どういう意味か?」

「ナレッジ=どう展開すべきか?」

「ウィズダム=なぜ当社がその事業をすべきか?」

という4つの視点で考え、求められる資料を作成していきます。

部下がデータを整理しただけのものを持ってきて「「どういう意味か考えたか?」などということもありますよね。

メンバーそれぞれが視点を上げてもらうためにも、重要な考え方だと思っています。

プレゼンの極意

プレゼンテーションのノウハウはネット上でもかなり出回っていることと思います。

中でも大切なプレゼンの7つのポイントをおすすめします。

  1. 1ページ・1メッセージが基本
  2. 最初に特殊な用語の定義をする
  3. 同じ意味の言葉を二つ以上使わない
  4. つなぎの言葉に気をつける
  5. グラフは縦軸・横軸が何かを説明する
  6. ポインターはしっかり一点を指す
  7. 冒頭3ページと最後の3ページは特に念入りに練習する

中でもこれだけは部下に伝えると劇的に改善する、という体感もできているのでぜひ使ってみてください。

報告のテクニック(PREP法)

提案や報告の内容をうまく簡潔に伝えるには、「PREP法(プレップ法)」が有効です。

最初の結論では話す目的を伝え、理由・事例を伝えていくと相手も話を理解しやすくなります。

PREP法とは?

・Point(結論) 私は…だ

・Reason(理由) なぜならば…だ

・Example(例) 例えば…

・Point(結論)

スピーチコンサルタントの矢野香さんが提唱するPREP・LP法も最後の説得力を増す有効な手法です。

社内の提案の場面でのひと押しに使えそうです。

PREP・LP法とは?

・Point(結論) 私は…だ

・Reason(理由) なぜならば…だ

・Example(例) 例えば…

・Passion(情熱) 私はずっと…だも思ってきた

・Let’s(誘い) …しましょう

・Please(お願い) どうぞ…して下さい

伝えることがうまくいかなければ、それは成果といえない

今回は【コツ】伝え方・プレゼンで大切なこと【部下への指導方法付き】と題してまとめてきました。

自分の伝え方のまずさを振り返っていくことができるはずです。

また部下・後輩の伝え方についても、放置せず傷つかない程度に正していきましょう。

同じレベルで報連相ができる状態にしなければ、自分たちが苦しむことになります。

今回の考え方を活用していきましょう。

部下・後輩指導に関する記事もよく読まれています。コーチングやカウンセリングの基本をおさえておきましょう。

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  • この記事を書いた人

しば

30代前半、製造現場の最前線で管理者を務めています。 文献や実践から得られた学びをこのブログを通じてみなさんと共有していきたいと思います。

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